Quando si tratta di utilizzare un fax, sono sicuramente in molti a domandarsi se questa tecnologia non sia andata incontro alla stessa fine del defunto videoregistratore. Dopo tutto, quando è stato l’ultima volta in cui abbiamo avuto bisogno di inviare un fax? Probabilmente quella volta in cui il nostro gestore telefonico ci chiedeva di inviare a mezzo fax copia della bolletta pagata o per comunicare con il comune di Milano per la vicenda Tari dello scorso anno.
Mentre è vero che le macchine fax tradizionali potrebbero non essere il modo preferito di comunicare in un’epoca di smartphone e software all’avanguardia, la verità è che il fax è stato sottoposto a una sorta di rivoluzione che ha portato questo strumento ad evolversi e diventare on line. Per chi non fosse al corrente di cosa s’intenda esattamente per fax on line, la risposta è piuttosto semplice. Si tratta di una tecnologia che permette di spedire fax a numeri designati, ovunque nel mondo. Ciò può avvenire sia utilizzando portali specializzati accessibili tramite un normale browser, come spiegato qui, che attraverso il proprio servizio e-mail preferito. Il tutto nel rispetto di quegli standard di sicurezza che hanno sancito la fortuna del fax cosiddetto tradizionale.
Senza questo processo evolutivo è probabile che il servizio fax come lo conosciamo sarebbe giunto ben presto al capolinea, come avvenuto per altre tecnologie quali il sopracitato videoregistratore. Tuttavia, è facile intuire che la differenza principale che separa il fax da altre tecnologie in via d’estizione consiste nella specificità di questa tecnologia, che ha sempre avuto un uso prevalentemente professionale. Benché utilizzato occasionalmente anche da privati, il fax è sempre stato per lo più lo strumento privilegiato per l’invio, da parte delle aziende, di documenti dotati di un certo peso legale quali ad esempio contratti di lavoro.
L’evoluzione del servizio di fax da analogico ad on line è stata sicuramente utile anche per ovviare ad alcune limitazioni tipiche del fax tradizionale. Ad esempio, chiunque abbia una certa familiarità col buon apparecchio saprà che non vi era alcuna garanzia che i documenti inviati da un numero di telefono a un altro sarebbero stati ricevuti dal destinatario in maniera immediata. Era dunque necessario sperare che ci fosse qualcuno all’altro capo della linea in attesa di ricevere i documenti. E se il lavoro di ufficio si basa sulla segretezza dei documenti, questo difetto potrebbe essere potenzialmente disastroso. In definitiva, è proprio questo il motivo per cui il servizio si è affacciato concretamente al mondo di internet.
Il fax online prende tutti i vantaggi del fax tradizionale e aggiunge un paio di livelli di sicurezza e velocità. Un servizio di fax online è paragonabile all’invio di una e-mail a un fax: è sufficiente allegare il documento (i formati supportati sono doc, pdf, jpeg, jpg), caricarlo sul sito del servizio e inviarlo. Questo rende tutti i documenti molto più sicuri, inducendo ad un più facile scambio di contratti confidenziali, cartelle cliniche e altri “oggetti” sensibili.
Ma diamo uno sguardo ad alcuni dei principali vantaggi:
- E ‘incredibilmente conveniente. Se sei un piccolo imprenditore o hai un fax in casa, probabilmente sai che è costoso mantenere una linea telefonica separata per la macchina fax. Se si aggiungono il costo delle attrezzature e della carta, è facile capire perché i servizi di fax online sono molto più apprezzati anche in ottica risparmio.
- Con l’invio di un fax online si incrementa senza dubbio la possibilità di comunicazione con gli altri. Infatti, un aspetto da non sottovalutare è la possibilità di inviare un fax non solo da pc ma anche dallo smartphone o dal tablet. Fin quando si dispone di una connessione ad Internet, dunque, si è sempre in grado di inviare un fax.
- La maggior parte delle persone hanno familiarità con il funzionamento dell’e-mail ma negli uffici che utilizzano ancora il fax tradizionale quando quest’ultimo si rompe crea sempre molto panico; utilizzando i servizi di fax online gli inconvenienti si riducono sensibilmente e la manutenzione è pressoché nulla in quanto non c’è bisogno di preoccuparsi di eventuali guasti o spese improvvise.
- Il servizio di fax online è fortemente progressivo. Se si è intenzionati a tenere il passo con la tecnologia o se si vuole che la propria azienda utilizzi i mezzi più avanzati, l’invio di un fax online rappresenta uno dei migliori nuovi servizi ad oggi disponibili.
Quando si tratta di utilizzare un fax online, non sono necessarie ulteriori conoscenze oltre la capacità di destreggiarsi con la posta elettronica o l’accesso ad un comune sito web. Il suo uso intuitivo – combinato con la sua accessibilità e la natura progressiva – lo rendono una parte indispensabile per ogni ufficio.